In azienda, ma non solo, avverto sempre più il disagio e il disappunto di far fronte a una vera e propria invasione di messaggi email. Alcune statistiche affermano che, al lavoro, circa il 40% del proprio tempo è riservato alla gestione della posa elettronica. Che fare?
Ecco alcuni consigli:
- Teniamo separate le email personali da quelle di lavoro
Al di là delle politiche aziendali, è buona prassi tenere separata la corrispondenza di lavoro da quella personale. Avere due diversi indirizzi email permette una gestione più efficace del tempo, aiutandoti a focalizzare l’attenzione sugli aspetti e le questioni che più ti interessano in quel momento. - Inviamo meno email
Sembrerà banale, ma per ricevere meno email inizia a inviarne meno, per esempio smettendo di usare l’opzione “Rispondi a tutti” e “CC”, così come le liste di distribuzione. - Inviamo l’email alla persona giusta
Non lasciarti prendere dalla fretta e dedica alcuni secondi a verificare di aver digitato l’email corretta o di aver selezionato la persona giusta: devi spedire un’email a Paolo Rossi, ma accidentalmente hai selezionato Pietro Rossi. - Resistiamo alla tentazione di controllare l’email in ogni momento
“Così rischio di non vedere un messaggio urgente” è l’obiezione che spesso viene avanzata. In realtà, nella maggior parte delle attività, non è necessario controllare la posta più di 2 o 3 volte al giorno. Potrebbe essere, ad esempio, il primo mattino al nostro arrivo, subito dopo pranzo, alle 5 e mezza del pomeriggio. Fissa questi momenti in base alla tua professione e rispettali. Spegni l’avviso “email in arrivo”. - Non rispondere è una falsa soluzione
Quando arrivano delle email che consideriamo una seccatura o alle quali non abbiamo voglia di rispondere, talvolta pensiamo che la soluzione sia far finta di nulla e non rispondere affatto. A parte che anche la non risposta comunica un messaggio, in concreto questa strategia non funziona. Il mittente si chiederà perché non riceve risposta, ci invierà altre email oppure ci telefonerà, vanificando quel risparmio di tempo che pensavamo di aver guadagnato. - Ma non è necessario rispondere sempre
“Grazie”, “OK”, “Sono d’accordo”, “Buona giornata a te”: questi brevi messaggi sono senza dubbio delle forme di cortesia, ma nel caso ne ricevessi un gran numero e vuoi darci un taglio, innanzitutto inizia tu a non inviarne, poi informa il tuo destinatario che non occorre rispondere al tuo messaggio. Per esempio, crea una firma preimpostata in cui sia evidente una frase del tipo “Non è necessario rispondere a questa email” oppure l’espressione inglese “No Reply Needed”. - Cerchiamo di essere brevi, pertinenti e chiari
Inizia dall’oggetto del messaggio che da solo deve trasmettere l’interesse d un’email, persuadere ad aprirla. L’email si legge di corsa, magari su smartphone o tablet, quindi il concetto più importante dev’essere contenuto nell’oggetto e nelle prime righe del messaggio.
Per quanto possibile ogni email dovrebbe contenere un unico argomento o una sola questione: quanto più il messaggio è focalizzato tanto minore è la possibilità che l’altra persona ti chieda chiarimenti. - Aiutiamo la lettura visiva dell’email
Lunghi blocchi di testo sono difficili da leggere: è preferibile spezzare il testo in brevi paragrafi e usare un elenco puntato o numerato per rendere la lettura più rapida.
Metti in grassetto le parole più importanti, ma attenzione: mettere tutto in grassetto significa non evidenziare nulla. Non scrivere un testo tutto maiuscolo: per la netiquette stai urlando, inoltre rendi più difficile la lettura. - Limitiamo sigle e abbreviazioni
Dipende dal destinatario e dal contesto, ma cerca comunque di usarle con parsimonia. Non dare per scontato che l’altra persona le conosca e riesca a decifrare il messaggio, col risultato di rispondere a una probabile richiesta di chiarimento. - Siamo sicuri che l’email sia in ogni situazione lo strumento migliore?
Solo perché l’email è il canale più veloce e semplice, non è detto che sia sempre il più adatto. Spesso richiede più tempo scrivere un’email che tenere una conversazione. Considera l’eventualità di una telefonata soprattutto se la questione è delicata o complessa. Parlando al telefono si possono avere risposte immediate alle proprie richieste e limitare il numero di messaggi email in entrata e in uscita. - Impariamo a utilizzare il browser di posta elettronica
Outlook e prodotti analoghi offrono strumenti che ci aiutano a tenere sotto controllo il flusso di email, ad esempio spostandole dalla “Posta in arrivo” a cartelle predefinite, all’elenco delle attività o al calendario. È possibile impostare delle regole che cancellano automaticamente certe email o le spostano in cartelle che hai creato in base al mittente. Ricordati poi di controllare negli orari che hai stabilito. - A volte è meglio contare fino a dieci
Se un’email ci ha irritato è meglio non rispondere subito, ma aspettare alcune ore per farlo a mente fredda: eviteremo poi di pentirci per eventuali malintesi e situazioni spiacevoli che dovessero crearsi.
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