Non sono rare le situazioni per cui le aziende tendono a fare preventivi anche quando la probabilità di successo è minima, sperando nella buona sorte – è il primo passo per mettere l’azienda in difficoltà.
Uno dei problemi più diffusi tra gli operatori del mercato del serramento – produttori e rivenditori – è quello legato al basso tasso di trasformazione dei preventivi in ordine. È un problema che genera due diverse conseguenze per l’azienda: la prima in termini di bassi volumi di fatturato, viste le mancate vendite, la seconda in termini di costi, visto che tutti i preventivi non andati a buon fine rappresentano ugualmente un investimento per l’azienda, spesso anche importante considerando che la redazione di un preventivo richiede più ore di lavoro.
In particolare, questo secondo aspetto richiede una riflessione in più, perchè i costi dei preventivi che non vanno a buon fine spesso non vengono correttamente caricati sui prezzi di vendita. La tendenza a non tenere sotto controllo il rapporto ordini su preventivi è piuttosto diffusa – anzi, vi è la tendenza a cercare soluzioni per redigere più preventivi in meno tempo e poterne così produrre quanti più possibile.
Fare meno preventivi
“Più preventivi si fanno, più ordini si ottengono”. Molti ragionano in quest’ottica, ma il gioco non vale la candela. Il problema va quindi affrontato da un punto di vista completamente opposto: cercare di ottenere lo stesso numero di ordini diminuendo la quantità di preventivi redatti.
C’è chi può obiettare che le vendite comunque non aumentano – vero, ma va tenuto conto che i costi sostenuti potrebbero diminuire sensibilmente. Le ore risparmiate possono essere investite in modo più produttivo, per esempio prestando più cura ai preventivi che si è deciso di preparare, oppure seguendo maggiormente il cliente nella sua fase di valutazione e scelta delle offerte dopo avergli presentato l’offerta.
“Più preventivi si fanno, più ordini si ottengono. Molti serramentisti, ancora oggi sono portati a seguire questa regola. Il che, per la legge dei grandi numeri, non può dirsi sbagliato, ma per l’economia di un’azienda può rivelarsi fatale”
Curare il preventivo
Nel processo di vendita del serramento, il preventivo gioca un ruolo importante e preciso. Quello di far rivivere al cliente le sensazioni positive che ha sperimentato nello showroom durante la sua visita.
Il preventivo quindi non può limitarsi a indicare il prezzo, ma deve essere un documento in grado di mettere in evidenza tutti i benefici che quell’acquisto è in grado di portare al cliente, quantificandoli economicamente. Più il preventivo riesce a evidenziare tali benefici, più il prezzo sarà piccolo agli occhi del cliente.
Per far sì che il preventivo sia in grado di svolgere questo ruolo, bisogna iniziare a scriverlo già nel corso del primo incontro con il cliente. Spesso, quando si incontra il cliente, si tende a fornirgli più nozioni possibili sul prodotto, rischiando a volte di fare confusione.
È invece opportuno far parlare lui. Le cose che il cliente dice nel corso del primo incontro riguarderanno la sua abitazione, le sue esigenze tecniche ed estetiche, le sue perplessità, le sue preferenze, i suoi parametri di valore – cioè tutte quelle cose che vanno oltre il prodotto finestra, ma che sono fondamentali per fargli preferire un’offerta rispetto a un’altra.
Oltre alle descrizioni tecniche, il cliente nel preventivo deve trovare le risposte proprio a questi elementi. Il preventivo vincente è quello che fa dire al cliente: “questa azienda ha veramente capito cosa voglio!”.
Va da sé che realizzare un preventivo di questo tipo chiede maggiore impegno, professionalità e tempo, ma aumenterà la propensione del cliente a contattarci, anche se il prezzo è più alto della concorrenza.
“Occorre selezionare con maggiore cura e attenzione quei clienti che sono veramente interessati a valutare il nostro preventivo in virtù di un reale e concreto interesso all’acquisto di infissi evitando quindi dare seguito alle richieste di semplici curiosi o di chi cerca solo un confronto di prezzo con altri”
Seguire il cliente
Capita di frequente che dopo aver consegnato il preventivo si tende ad abbandonare il cliente sia perchè si spera che sia lui a telefonarci per confermare l’acquisto, sia perchè gli impegni contingenti come i rilievi, le visite in showroom o i nuovi preventivi, inducono a dimenticare le trattative da chiudere.
In questo modo è abbastanza normale che le trattative aperte si accumulino settimana dopo settimana, mese dopo mese fino a renderle non più concludibili, anche perchè nel frattempo è probabile che il cliente si sia affidato a qualcun altro.
Anche la fase di post preventivo quindi è importantissima e va definita con metodo. Può essere utile, per esempio, porsi la regola di richiamare il potenziale cliente entro tre settimane dalla consegna del preventivo per verificare il suo effettivo interesse alla proposta. C’è chi obietta che il cliente potrebbe interpretare la nostra telefonata come una forzatura a concludere, ma dipende da cosa si dice e da come lo si dice.
È chiaro che il cliente vivrà male la nostra telefonata se lo pressiamo a decidere, ma se la telefonata viene preparata proponendogli una nuova soluzione tecnica alternativa a quella originale, oppure invitandolo a guardare le nostre ultime realizzazioni sul sito, oppure coinvolgendolo in occasione di un evento presso il nostro showroom, la sua reazione sarà positiva e compiaciuta e ci permetterà di percepire ugualmente la sua propensione ad acquistare o meno, pur non scendendo esplicitamente nell’argomento.
Contattare sistematicamente i clienti dopo aver presentato il preventivo permette non solo di aumentare le probabilità di acquisire l’ordine, ma anche di cestinare senza indugi le proposte che non hanno concrete prospettive di successo. Il contatto post preventivo inoltre permette di rilevare i motivi per cui la proposta non è andata a buon fine e a favore di quale concorrente, acquisendo informazioni utili per le proposte future.
Saper gestire correttamente la preventivazione non si limita quindi a un problema di risorse, di tempo o di software, ma è piuttosto un discorso di metodo e definizione della clientela obiettivo a cui preparare un preventivo quanto più centrato. Solo in questo modo è possibile acquisire più ordini con meno preventivi.
Articolo originariamente pubblicato su “NuovaFinestra” n.425
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