Vuoi gestire in autonomia la tua attività di Ufficio stampa?

In altri nostri post abbiamo sottolineato l’utilità per le piccole e medie imprese di strumenti come il comunicato stampa o di una vera e propria attività di Media relations (alias Ufficio stampa). Per ottenere risultati efficaci, il nostro consiglio è quello di rivolgersi a un professionista del settore. Ma nel caso voleste gestire da soli la vostra campagna stampa?
Oltre a seguire i suggerimenti dei post fin qui pubblicati, ecco quattro consigli che vi serviranno.

Chiarisci i messaggi che vuoi comunicare col tuo Ufficio stampa

Prima di iniziare qualsiasi attività devi aver ben chiaro cosa vuoi dire e a chi vuoi dirlo. Non cercare di dire tutto a tutti: in comunicazione non funziona. Metti tutto per iscritto cercando di essere chiaro ed evitando gergalismi. Soprattutto cerca di pensare ai vantaggi che offri ai tuoi clienti. Una volta fatto sottoponilo a qualcuno che non è del tuo settore: riesce a capire quello che fate e i benefici che ne trarrebbe?

Se è possibile trova delle testimonianze o costruisci dei case study. Contatta un cliente soddisfatto che potrebbe darti un commento o spiegare brevemente quello che hai realizzato per la sua attività. Questo può aiutarti davvero a dare una marcia in più alla tua comunicazione.

Mentre stai elaborando i tuoi messaggi, cerca di individuare i media che potrebbero interessarti. Questi, nel B2B, di solito sono rappresentati da riviste, portali o blog del settore. Compra una copia durante le fiere, visita il loro sito web per individuare tiratura, distribuzione geografica e tipologia di lettori.
Nel tuo settore vi sono aziende leader? Scopri in quali media sono presenti.

Un elenco iniziale di 10-15 pubblicazioni può andar bene. Individua infine i giornalisti che eventualmente scrivono degli argomenti che interessano la tua azienda. Nel momento in cui ti senti pronto ad ampliare la tua attività, allora puoi ampliare il tuo database con servizi quali Mediaddress, Trovagiornalisti.com o l’Agenda del Giornalista.

Costruisci i materiali del tuo Ufficio stampa

Il formato standard per annunciare le proprie notizie è il comunicato stampa, quindi iniziate a produrne alcuni programmandone l’invio. Se possibile realizza un vero e proprio media kit, utile soprattutto in caso di fiere ed eventi.

I giornalisti sono bombardati da comunicati stampa quotidianamente, cerca quindi di rendere la breve e chiara la tua comunicazione. Sintetizza la notizia nelle prime tre o quattro righe, rispondendo alle classiche 5W del giornalismo: Who? (Chi?), What? (Cosa?), When (Quando?), Where? (Dove?) e Why? (Perché?).

Approfondisci quindi i dettagli in uno o due paragrafi. Ve vuoi inserire la testimonianza di un tuo cliente, assicurati di avere ottenuto la sua approvazione in anticipo. Includi infine le informazioni aziendali, i contatti e i link da dove poter scaricare le immagini (in bassa e in alta definizione) o vedere un eventuale video.
Se possibile cerca di fare rimanere il tutto in una cartella editoriale standard (1800 battute spazi compresi) o in due al massimo.

Costruire un rapporto con i giornalisti è in processo che richiede tempo. La lista dei contatti pertanto è importante ma non deve essere troppo estesa.
Almeno all’inizio può essere utile telefonare ai vari giornalisti, ma non per domandare se hanno ricevuto il comunicato stampa. Chiedete se era interessante la notizia, se desiderano ulteriori foto o, meglio ancora, per offrire in esclusiva degli approfondimenti: un’intervista a responsabile tecnico o al direttore commerciale, un’infografica, una ricerca o un white paper, ecc.

Questa parte dell’attività è simile al processo di vendita. Devi chiamare, lasciare messaggi, inviare e-mail, chiamare nuovamente, ecc.
Fai attenzione agli eventuali commenti dei giornalisti, possono aiutarti a calibrare meglio le tue comunicazioni future.
Se un giornalista chiede qualcosa, fallo. Non aspettare una settimana. Se non puoi farlo, diglielo subito e spiega il perché. Cortesia, trasparenza e tempestività di risposta sono essenziali per costruire dei buoni rapporti con i media.

Un Ufficio stampa deve comunicare regolarmente e non dimenticare i social media

I social media sono diventati oramai dei canali irrinunciabili per diffondere i propri messaggi. Il tuo comunicato, pertanto, può essere adattato per diventare un post per il tuo blog, o per il tuo canale Facebook. I giornalisti sembrano amare Twitter, quindi puoi utilizzarlo per diffondere notizie, video e immagini. In ogni caso cerca di capire in quale social nwtwork sono maggiormente presenti i tuo contatti chiave.

Con il tuo primo comunicato stampa non puoi pretendere che ti dedichino subito due pagine, quindi cerca di programmare una serie di annunci per accreditarti come una fonte autorevole di notizie. L’invio non deve essere troppo frequente, ma regolare. Lanci di prodotto, fiere, meeting, eventi, realizzazioni sono tutte occasioni per far parlare i media della tua attività. Ci vuole tempo e fatica, ma i media di settore sono sempre alla ricerca di contenuti di qualità per i propri lettori.