Perché è importante un’attività di questo tipo per le piccole e medie aziende? In questo articolo spieghiamo cosa fanno le PR e diamo alcuni suggerimenti per iniziare a sfruttare questa attività di comunicazione per ottenerne tutti i vantaggi.

Una piccola e media impresa, quando decide di fare comunicazione, include spesso la pubblicità, ma trascura di prendere in considerazione le PR, le pubbliche relazioni, uno dei metodi più redditizi per far conoscere l’azienda, le sue iniziative e i suoi prodotti.

In genere i budget dedicati alla comunicazione sono limitati, ma quelle aziende che scelgono le PR, a parità di investimento, ottengono molta più visibilità rispetto alla tradizionale pubblicità.

D’altronde molte imprese hanno difficoltà a capire cosa siano e che cosa fanno le pubbliche relazioni. Cerchiamo quindi di chiarire quali sono i compiti delle PR e per quali ragioni è importante investire in questo tipo di attività.

Ufficio stampa e PR - 1

Cosa fanno le PR?

È un’attività che ha l’obiettivo di costruire una comunicazione destinata ai media (riviste, radio, Tv, portali web, blog, ecc.) e al pubblico (clienti, fornitori, investitori, ecc.) per creare, accrescere e valorizzare l’immagine dell’azienda e del suo brand.

Tuttavia in questo settore, comunemente si usa il termine PR per indicare l’attività di “relazioni con la stampa”, ovvero lo sviluppo e il mantenimento di buone relazioni con le case editrici del settore, con gli opinion leader online e offline.

Attraverso l’attività di Ufficio stampa le PR supportano l’azienda con una comunicazione precisa e puntuale: creano presentazioni, media kit, inviano comunicati stampa per informare su nuovi prodotti o servizi, identificano delle notizie di settore in cui inserire l’azienda.

5 grandi benefici di un’attività di Ufficio stampa e PR

Ecco i motivi principali per cui un’attività di Ufficio stampa e PR dovrebbe essere parte integrante di qualsiasi piano di comunicazione aziendale.

1. – Creare visibilità e consapevolezza presso i propri clienti.
Un vantaggio immediato ed evidente che le PR offrono è l’esposizione e la visibilità. È opportuno capire quali tipi di media i nostri clienti leggono (riviste di settore, portali online, blog, piattaforme social, ecc.) e a questi media inviamo i nostri comunicati stampa/articoli, per dire al pubblico a cui siamo interessati che esiste la nostra attività commerciale, per informarlo su quali prodotti o servizi offriamo, per mantenerlo aggiornato sulle novità e gli sviluppi.

Ricordate che un comunicato o un articolo può durare più a lungo di quanto si pensi, soprattutto su internet. Se il nostro messaggio è interessante, originale e tempestivo, con l’aiuto di social media e blog, può essere ampiamento condiviso e generare un positivo passaparola tra i clienti e gli influencer del proprio settore (un influencer è una persona con un più o meno ampio seguito di pubblico, che si distingue per la capacità di influenzare le opinioni, i comportamenti o gli atteggiamenti di un dato gruppo di consumatori).

Ufficio stapma e PR per Pmi

2. – Ottenere fiducia, autenticità e credibilità.
Attraverso un’attività di Ufficio stampa e PR si ottiene maggiore fiducia da parte dei clienti. Se si paragona le PR con la pubblicità, ad esempio, si sa che quest’ultima è un messaggio promozionale teso a venderci qualcosa. Mentre se leggiamo delle notizie su un prodotto o un servizio attraverso un articolo o un’intervista, le riteniamo più credibili perché presentate e avvallate da una terza parte.

Non solo. Se i contenuti inviati ai media sono di qualità, l’azienda sarà riconosciuta come una fonte autorevole del settore: sarà spesso interpellata dai media del settore e i suoi contenuti ripresi e pubblicati costantemente.

3. – Sostenere e supportare le altre attività di marketing e vendita.
Se per un certo periodo stiamo investendo su una serie di annunci pubblicitari e/o attività di sponsorizzazione, è possibile che vi sia un aumento del numero di persone che cercano informazioni sulla nostra azienda. Avere una serie di articoli o notizie sulla propria azienda o un particolare prodotto in varie pubblicazioni, cartacee o su internet, dà alla nostra azienda un accreditamento supplementare.

La stessa iniziativa di marketing può essere sufficiente per dare vita a contenuti e messaggi di PR. Se siamo una grande impresa, è sufficiente lanciare un nuovo prodotto o realizzare un nuovo spot televisivo per ottenere una copertura significativa dalle pubblicazioni di settore.

Le piccole aziende devono lavorare di più per ottenere questo tipo di copertura, ma lanciare nuovi prodotti, nuove iniziative di marketing o realizzare un nuovo sito web sono tutte notizie appetibili per le pubblicazioni giuste.

4. – Possono essere un prezioso aiuto in ottica SEO (Search Engine Optimization).
I comunicati stampa online possono essere utili per creare collegamenti al proprio sito web, aiutando il suo posizionamento naturale sui motori di ricerca. Se sono distribuiti a punti di riferimento mirati (riviste online, social media, blog, ecc.), i comunicati stampa possono svilupparsi in articoli o approfondimenti che si collegano al nostro sito web, aumentando così l’autorità del nostro sito agli “occhi” dei motori di ricerca.

Media relations utile per SEO e Social

5. – Contribuiscono a costruire la nostra reputazione online.
La bellezza delle PR è che gli articoli o le menzioni del nostro business sono nel web per rimanerci. Rispetto alle pubblicazione cartacee, la nostra attività continuerà ad usufruire dei vantaggi dei comunicati online anche nel prossimo futuro.

Pertanto, anche se riteniamo che un articolo o un’intervista non abbia portato una grande quantità di traffico aggiuntivo al vostro sito web, non fermiamoci: creando continuamente notizie e articoli sulla nostra azienda e su quello che facciamo, aumentiamo la nostra reputazione online e la probabilità che i nuovi clienti ci trovino nelle ricerche sul web.

Se un nuovo cliente sta pensando di utilizzare un nuovo fornitore, vuole trovare una nuova società partner o una particolare soluzione, la prima cosa che farà è inserire su Google il tipo di prodotto cercato o i nomi di tutte le aziende potenziali.

Naturalmente è di grande vantaggio per la nostra azienda se il potenziale cliente vede il nostro sito web o la nostra pagina Facebook, ma se vede anche pagine di articoli e news potrà iniziare a leggere e a scoprire una grande quantità di informazioni utili su chi siamo e sulla nostra attività, provenienti da fonti accreditate.

Questa visibilità tende anche a rendere la nostra attività più grande e consolidata di quanto possa essere, il che può aiutare a garantire partnership, clienti e finanziamenti.

Come gestire la propria attività di Ufficio stampa e PR?

Per ottenere un’attività di PR efficace sono necessarie delle professionalità ben determinate. Ma nel caso volessimo iniziare a sviluppare un’attività di questo tipo ecco alcuni consigli.

Creare una propria lista di testate e giornalisti

Analizziamo le varie testate giornalistiche del nostro settore e inseriamole in un foglio excel. Ecco quali dati riportare: nome della testata, tipo di media, indirizzo, editore, lettori, tiratura, diffusione, frequenza, argomenti, sito web, social network, nome del giornalista di riferimento ed email di contatto.

Dove si trovano questi dati? Li possiamo trovare nei colophon delle riviste, ovvero in quei riquadri che riportano tutte le informazioni di una testata (collocati di solito all’inizio o alla fine della rivista): questa soluzione è praticabile con le riviste che conosciamo già. Per scoprirne altre possiamo utilizzare servizi come l’Agenda del Giornalista o TrovaGiornalisti.

Consiglio: all’inizio non esageriamo con il numero di contatti. Un elenco iniziale di 10-15 pubblicazioni può andare bene (naturalmente il numero fdi riviste dipende molto dal proprio settore). Nel momento in cui abbiamo preso confidenza con questo tipo di attività, potremo allargare il numero di contatti.

Programmare la propria attività

Cerchiamo di avere il piano editoriale delle testate che ci interessano (scaricabile dal sito web o richiedibile alla redazione della rivista), incrociamolo con la nostra programmazione di marketing o pubblicitaria, per programmare i vari invii (quale argomento, a quale giornalista, entro quale data).

Possiamo in parte automatizzare questa attività, caricando la lista dei contatti su una piattaforma di email marketing come Mailchimp (fino a 2mila contatti il servizio è gratuito) e programmando l’invio dei vari comunicati, in questo modo possiamo sapere, inoltre, se l’email è stata aperta e chi ha cliccato per scaricare i materiali che abbiamo inviato.

A volte può essere opportuno o utile telefonare al giornalista, ma non chiediamogli se ha ricevuto il comunicato, domandiamogli piuttosto se il contenuto era interessante, se ha bisogno di altre foto o proponiamogli dei contenuti di approfondimento in esclusiva (questa parte delle PR è più simile ai processi di vendita).

Facciamo attenzione ai commenti del giornalista perché questo ci aiuterà per le future comunicazioni. Se un giornalista ci chiede qualcosa, facciamolo subito. Se non è possibile, diciamolo subito e spieghiamogli il perché. Trasparenza, correttezza e velocità di risposta sono fondamentali per costruire buoni rapporti con i media.

Ufficio stampa e PR - realizzare la rassegna stampa

Monitorare i risultati

Per quanto possibile, cerchiamo di monitorare le uscite dei nostri messaggi nelle varie testate (con l’aiuto delle redazioni, abbonandoci alla testate di maggior interesse, utilizzando servizi come Google Alert, ecc.).

Dopo ogni anno di attività potremmo realizzare una rassegna stampa per valutare i risultati ottenuti (copertura geografica, persone raggiunte, frequenza, ecc.).

Non pretendiamo di ottenere due pagine di una rivista con l’invio del primo comunicato. Ci vuole tempo e fatica per sviluppare e consolidare i rapporti con media e giornalisti, per questo è utile programmare una serie di annunci: lanci di prodotto, partecipazione alle fiere, iniziative di marketing, seminari di formazione sono argomenti che possono essere utilizzati per mantenere viva l’attenzione con i giornalisti chiave. L’invio non dev’essere troppo frequente, ma regolare.

Se poi non riusciamo a gestire questa attività internamente, lo sforzo sarà stato comunque utile per l’agenzia che decideremo di assumere.

Articolo originariamente apparso su AluK Magazine n.46 – settembre 2018

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